Polityka Prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 13 października 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Firma Usługowa NEXTRA Bartosz Sikora, ul. Jana Matejki 3, 64-030 Śmigiel, NIP 698-168-84-23, działająca pod marką Nextra Recruitment & Marketing.

Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected], tel. +48 785 603 578.

Nie jesteśmy zobowiązani do wyznaczenia inspektora ochrony danych w naszej własnej działalności i go nie wyznaczyliśmy. Wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych przyjmujemy pod powyższym adresem e-mail.

2. Czym się zajmujemy

Łączymy polskie firmy z niemieckim rynkiem: szukamy zleceń w Niemczech, pośredniczymy w pracy polskich fachowców (hydraulika, wentylacja, klimatyzacja, spawanie, ślusarka) dla firm w Niemczech i w Polsce oraz współpracujemy z polskimi firmami partnerskimi. Świadczymy też usługi obsługi firm: księgowość w Niemczech, wdrożenia i audyty RODO oraz dokumentację, strony internetowe, marketing i social media. Do prowadzenia tej działalności używamy własnego programu (Sandy) i korzystamy z usług zewnętrznych opisanych w pkt 6 i 7.

3. Jakie dane przetwarzamy, po co, na jakiej podstawie i jak długo

3.1. Osoby odwiedzające stronę i piszące przez formularz kontaktowy

Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, temat i treść wiadomości (formularz trafia do naszej skrzynki e-mail); dane techniczne (adres IP, przeglądarka) i statystyki odwiedzin.

Cel: odpowiedź na zapytanie; statystyki i poprawa działania strony.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — odpowiedź na zapytanie); zgoda na cookies analityczne (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 173 Prawa telekomunikacyjnego), którą wyrażasz w banerze cookies.

Jak długo: korespondencję — do zakończenia sprawy i do czasu Twojego sprzeciwu; statystyki — zgodnie z ustawieniami narzędzia analitycznego.

3.2. Kandydaci do pracy

Dane: imię, nazwisko, telefon, e-mail, miejscowość, zawód i doświadczenie, znajomość niemieckiego, dostępność, prawo jazdy, CV i załączniki, notatki z rozmów, status rekrutacji.

Cel: prowadzenie rekrutacji, proponowanie ofert pracy, przedstawianie kandydatury pracodawcy (wyłącznie po Twojej zgodzie).

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz lit. b (działania przed zawarciem umowy).

Jak długo: jeśli NIE zaznaczysz zgody na przyszłe rekrutacje — wyłącznie na czas tej jednej rekrutacji. Jeśli zaznaczysz tę zgodę w formularzu — 12 miesięcy od jej udzielenia albo do jej cofnięcia. Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili.

Rozmowy telefoniczne: na początku rozmowy pytamy, czy zgadzasz się na jej nagranie. Nagranie służy wyłącznie do zamiany rozmowy na tekst (notatkę). Plik nagrania usuwamy od razu po zamianie na tekst; zostaje sama notatka.

Narzędzia automatyczne: CV i notatki są odczytywane i streszczane z użyciem zewnętrznych narzędzi informatycznych (pkt 6). Decyzje o kandydatach podejmuje człowiek.

3.3. Firmy-klienci (pracodawcy, zleceniodawcy usług) i ich osoby kontaktowe

Dane: imię, nazwisko, stanowisko, służbowy telefon i e-mail, treść korespondencji i notatek z rozmów, ustalenia handlowe (stawki, terminy, miejsca) oraz dane firmy potrzebne do świadczenia usług obsługi firm (np. dane rejestrowe, numery podatkowe, dokumenty niezbędne do rejestracji i rozliczeń w Niemczech lub w Polsce).

Cel: realizacja współpracy i usług, kontakt w sprawie zleceń, rozliczenia.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) i lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — prowadzenie działalności).

Jak długo: przez czas współpracy, a po jej zakończeniu do czasu sprzeciwu albo do końca okresu, w którym mogą być dochodzone roszczenia. Rozmowy z klientami nagrywamy tylko po poinformowaniu i za zgodą rozmówcy; plik nagrania usuwamy od razu po zamianie na tekst.

3.4. Firmy znane z publicznych ogłoszeń o udzieleniu zamówienia oraz ich osoby kontaktowe

Dane: nazwa firmy, adres, służbowy e-mail i telefon, numer VAT UE oraz — jeśli firma sama je opublikowała w Impressum lub na stronie kontaktowej — imię, nazwisko, stanowisko i służbowe dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zakupy, podwykonawców lub kierowanie robotami.

Cel: ocena, czy firma może potrzebować podwykonawców, i nawiązanie kontaktu biznesowego.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — nawiązywanie kontaktów biznesowych). Informację wymaganą przez art. 14 RODO przekazujemy w pierwszej wiadomości do firmy, odsyłając do tej polityki.

Jak długo: do czasu sprzeciwu lub cofnięcia zgody. Po sprzeciwie usuwamy dane kontaktowe i zostawiamy wyłącznie nazwę i adres firmy jako wpis blokujący, żeby nie kontaktować się ponownie.

3.5. Klienci istniejący

Jeśli współpracowaliśmy z firmą i znamy jej adres e-mail ze współpracy, możemy pisać do niej w sprawie podobnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz §7 ust. 3 niemieckiej ustawy UWG). Zawsze możesz się temu sprzeciwić — wystarczy odpowiedź na wiadomość albo mail na [email protected]; wówczas przestajemy pisać. Fakt, że firma jest naszym klientem, odnotowujemy w rejestrze (pkt 3.8).

3.6. Firmy partnerskie (polskie)

Dane: dane firmy, NIP, dane osób kontaktowych, dane do faktury, dokumenty (zaświadczenia, KRS, ubezpieczenie).

Cel: współpraca, rozliczanie prowizji, wystawianie faktur.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO (obowiązki podatkowe).

Jak długo: zgodnie z przepisami podatkowymi (5 lat od końca roku podatkowego).

3.7. Użytkownicy naszego programu (osoby pracujące dla nas)

Dane: login, imię, czas pracy (początek i koniec), dziennik czynności w programie.

Cel: organizacja pracy, rozliczanie czasu pracy, bezpieczeństwo.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.

Jak długo: do końca współpracy i przez okres, w którym mogą być dochodzone roszczenia.

3.8. Archiwum zgód i podstaw kontaktu (rejestr dowodowy)

Aby w każdej chwili móc wykazać, że działamy zgodnie z prawem, prowadzimy trwały rejestr. Zapisujemy w nim: udzielenie i cofnięcie zgody, fakt, że firma sama się do nas odezwała (kiedy i w jakiej sprawie), status klienta istniejącego oraz wykonane usunięcia danych. W rejestrze jest tylko to, co potrzebne jako dowód: nazwa firmy albo imię i nazwisko, rodzaj zdarzenia, data i krótki opis. Wpisów nie edytujemy i nie usuwamy.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO oraz art. 17 ust. 3 lit. e RODO.

Jak długo: bezterminowo, dopóki będzie to potrzebne do wykazania zgodności z prawem naszych działań i obrony przed roszczeniami.

4. Skąd mamy dane

• od samych osób (formularze, rozmowy telefoniczne, e-maile, CV);
• z publicznie dostępnych ogłoszeń o udzieleniu zamówienia publicznego (platforma oeffentlichevergabe.de) oraz ze stron internetowych firm (Impressum i strony kontaktowe) — dane firm i osób kontaktowych;
• z rejestrów publicznych: Biała Lista VAT (Ministerstwo Finansów) i VIES (Komisja Europejska) — weryfikacja numeru VAT.

5. Kontakt handlowy z firmami

Wiadomości e-mail o charakterze reklamowym do firm wysyłamy wyłącznie:

• za ich uprzednią, wyraźną zgodą,
• w odpowiedzi na wiadomość, którą firma do nas sama wysłała, albo
• do klientów istniejących (pkt 3.5).

Telefonujemy do firm w jednym celu: aby zapytać, czy możemy przesłać informację o współpracy mailem (rozmowę zaczynamy od pytania o zgodę na jej nagranie). Gdy firma się nie zgadza, kończymy rozmowę i nie dzwonimy ponownie. W sprawie samej oferty telefonujemy na tych samych zasadach co piszemy. Rejestrując się w portalu podwykonawców firmy, korzystamy z kanału, który firma sama udostępnia.

Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili; po cofnięciu przestajemy się kontaktować, a dane kontaktowe usuwamy (zostaje wpis blokujący i wpis w rejestrze, pkt 3.8).

6. Zewnętrzne narzędzia informatyczne i przekazywanie danych do USA

Do wsparcia pracy używamy zewnętrznych narzędzi informatycznych do automatycznego przetwarzania tekstu i dźwięku (odczyt CV, streszczanie notatek, tłumaczenie ogłoszeń, szkice wiadomości, transkrypcja rozmów). Dostawcy tych narzędzi — Anthropic i OpenAI — mają siedzibę w USA, więc dane (w tym treść CV i notatek) mogą być do nich przekazywane. Przekazanie odbywa się z zachowaniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO (art. 44 i następne): na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.

Narzędzia te wspierają naszą pracę. Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany — decyzje podejmuje człowiek.

7. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy lub powierzamy:

• pracodawcom i klientom, którym przedstawiamy kandydata — wyłącznie po zgodzie kandydata;
• firmom partnerskim — w zakresie niezbędnym do współpracy;
• dostawcom usług (podmioty przetwarzające): poczta e-mail (LH.pl, Polska), Anthropic i OpenAI (USA — narzędzia do przetwarzania tekstu i dźwięku), Google (USA — kalendarz, Meet, arkusze, Dysk, statystyki strony), Cloudflare (USA — bezpieczne połączenie z programem), FakturaXL (Polska — faktury);
• organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich osobom trzecim w celach reklamowych.

8. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu (w szczególności wobec marketingu bezpośredniego i przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie), cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania) oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) albo — jeśli mieszkasz lub pracujesz w Niemczech — do właściwego krajowego organu ochrony danych.

Aby skorzystać z praw, napisz na [email protected].

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do rekrutacji, odpowiedzi na zapytanie lub realizacji współpracy. Niepodanie danych uniemożliwia udział w rekrutacji albo współpracę.

10. Bezpieczeństwo

Dane są przechowywane w programie zabezpieczonym loginem i hasłem, z podziałem uprawnień użytkowników, dziennikiem dostępu do danych kandydatów, szyfrowanym połączeniem i regularnymi kopiami zapasowymi.

11. Pliki cookies

Strona nextra.com.pl używa plików cookies niezbędnych do jej działania oraz — za Twoją zgodą wyrażoną w banerze — cookies analitycznych (Google Analytics). Zgodami zarządza narzędzie Cookiebot; możesz je zmienić lub cofnąć w każdej chwili w ustawieniach banera. Cookies możesz też wyłączyć w ustawieniach przeglądarki.

12. Zmiany

Politykę aktualizujemy przy zmianach sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest zawsze na stronie nextra.com.pl.

Datenschutzerklärung (Kurzfassung auf Deutsch)

Stand: 13. Oktober 2026

Verantwortlicher: Firma Usługowa NEXTRA Bartosz Sikora (Marke Nextra Recruitment & Marketing), ul. Jana Matejki 3, 64-030 Śmigiel, Polen, NIP 698-168-84-23, E-Mail: [email protected], Tel. +48 785 603 578.

Welche Daten, wozu, auf welcher Grundlage: Wir verarbeiten geschäftliche Kontaktdaten von Unternehmen und Ansprechpartnern (Firmenname, Anschrift, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Name und Funktion der Ansprechperson), um geschäftliche Kontakte anzubahnen und Zusammenarbeit anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Herkunft der Daten: öffentlich zugängliche Bekanntmachungen über Auftragsvergaben (oeffentlichevergabe.de) sowie das Impressum und die Kontaktseiten Ihrer Website.

Werbung: Werbliche E-Mails erfolgen nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung, auf Ihre eigene Anfrage hin oder gegenüber bestehenden Kunden (§ 7 Abs. 3 UWG). Telefonisch fragen wir lediglich an, ob wir Ihnen Informationen per E-Mail senden dürfen. Sie können jederzeit widersprechen — eine kurze Antwort auf unsere E-Mail genügt. Danach stellen wir den Kontakt ein und löschen Ihre Kontaktdaten; wir speichern ausschließlich Ihren Firmennamen und Ihre Anschrift als Sperrvermerk.

Speicherdauer: bis zu Ihrem Widerspruch bzw. Widerruf Ihrer Einwilligung. Nachweise über Einwilligungen, Rückmeldungen und Löschungen bewahren wir in einem Nachweisarchiv auf, solange dies zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht und zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist (Art. 5 Abs. 2, Art. 7 Abs. 1, Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Empfänger und Drittländer: Technische Dienstleister (E-Mail-Hosting, Cloud- und Softwareanbieter, automatisierte Textverarbeitungs- und Transkriptionsdienste in den USA) als Auftragsverarbeiter. Eine Übermittlung in die USA erfolgt nur auf Grundlage geeigneter Garantien (Art. 44 ff. DSGVO). Entscheidungen treffen Menschen — keine ausschließlich automatisierte Entscheidung.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (in Polen: Prezes UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Kontakt: [email protected].